n8n 쓰면 되나요? 아니면 Zapier가 나아요?
자동화 에이전시 상담을 하다 보면 가장 많이 듣는 질문 중 하나다. 도구부터 묻는다. 근데 나는 이렇게 답한다. “일단 도구는 나중 문제입니다. 먼저 해야 할 게 있어요.”
자동화 도구는 넘쳐난다. n8n, Zapier, Make, 심지어 노코드 플랫폼까지 선택지가 여러 가지다. 문제는 도구가 아니다. 도구를 쓸 준비가 안 된 상태에서 시작하면 십중팔구 실패한다. 나도 그랬다.
무의식을 의식으로 만들기
첫 번째로 해야 할 일은 업무 흐름을 문서화하는 것이다. 지금 하고 있는 일을 글로 쓰는 거다. 주문이 들어오면 → 재고를 확인하고 → 배송지를 입력하고 → 송장을 출력해서 입력한다. 이런 식으로.
간단해 보이지만 막상 해보면 어렵다. 내가 매일 하는 일인데도 막상 순서대로 적으려면 헷갈린다. “아 맞다. 그 전에 이것도 확인하지~” 하면서 중간 단계가 계속 추가된다. 그게 정상이다. 우리는 일을 무의식적으로 한다. 머릿속에서 자연스럽게 처리하던 과정을 의식적으로 쪼개는 게 쉬울 리 없다.
근데 이 과정을 건너뛰고 자동화 도구부터 만지면 어떻게 될까. 워크플로우를 만들다가 중간에 막힌다. “어, 이 다음 단계가 뭐였지?” 하면서 멈춘다. 그리고 포기한다. 도구 탓을 한다. “n8n이 복잡해서 안 되겠어.” 실제로는 도구 문제가 아니라 준비 부족이다.
나도 블로그 자동화 시스템을 만들 때 똑같은 실수를 했다. 처음에는 n8n 화면만 열고 노드를 막 연결했다. 근데 중간에 계속 막혔다. 리서치 다음에 뭐가 와야 하지? 전략은 어떻게 넘겨야 하지? 결국 노션에 업무 흐름을 먼저 정리하고 나서야 제대로 만들 수 있었다.
반복되는 것 찾기
두 번째는 반복 패턴을 찾는 것이다. 매일 또는 매주 똑같이 반복되는 일이 뭔지 파악하는 거다.
나는 미국 아마존 판매를 할 때 매일 똑같은 일을 했다. 아침에 엑셀을 열고, 어제 팔린 제품 목록을 보고, 하나씩 재고를 확인하고, 수수료를 계산하고, 마진을 정리했다. 매일. 똑같이. 그때는 그게 반복 업무인 줄도 몰랐다. 그냥 해야 하는 일이라고 생각했다.
근데 돌이켜보면 그게 전부 자동화할 수 있는 일이었다. 판매 데이터를 가져오고, 수수료를 계산하고, 마진을 정리하는 건 규칙이 정해져 있다. 규칙이 있으면 자동화할 수 있다.
반복 패턴을 찾는 방법은 간단하다. 일주일 동안 매일 뭐 했는지 기록하는 거다. 월요일에 한 일, 화요일에 한 일, 수요일에 한 일. 적다 보면 패턴이 보인다. “어, 이거 매일 하네?” 그게 자동화 후보다.
자동화는 새로운 일을 만드는 게 아니다. 이미 하고 있는 반복 업무를 시스템으로 옮기는 거다. 그러니까 반복되는 게 뭔지부터 알아야 한다.
데이터를 한곳에 모으기
세 번째는 데이터 정리다. 자동화 시스템은 데이터를 주고받으면서 작동한다. 근데 데이터가 여기저기 흩어져 있으면 연결이 어렵다. 불가능한 건 아니지만 번거롭다.
예를 들어 고객 정보가 엑셀에 있고, 주문 내역은 쇼핑몰 관리자에 있고, 배송 현황은 따로 메모장에 적어뒀다고 치자. 이 상태에서 자동화를 하려면 어떻게 될까. 세 군데를 다 연결해야 한다. 복잡하다. 실수하기 쉽다. 유지보수도 어렵다.
그래서 필요한 게 중앙 데이터베이스다. 에어테이블이든 노션이든 구글 시트든, 한곳에 데이터를 모아두는 거다. 나는 에어테이블을 쓴다. 블로그 키워드, 리서치 결과, 전략, 발행 URL까지 전부 에어테이블에 저장한다. 워크플로우의 모든 단계가 에어테이블을 거쳐간다. 데이터가 한곳에 있으니까 관리가 쉽다.
데이터 정리는 자동화 이전에도 도움이 된다. 데이터를 한곳에 모아두면 일하기가 편해진다. 찾는 시간이 줄어든다. 실수도 줄어든다. 자동화를 안 하더라도 해둘 만한 일이다.
도구는 그다음이다
이 세 가지가 준비되면 도구 선택은 쉽다. 업무 흐름이 정리되어 있으니까 어떤 노드가 필요한지 안다. 반복 패턴을 파악했으니까 어떤 트리거로 시작할지 안다. 데이터가 정리되어 있으니까 어떤 필드를 연결할지 안다.
반대로 이런 준비 없이 도구부터 배우면 헤맨다. 튜토리얼을 따라 하다가 막힌다. “내 상황에는 어떻게 적용하지?” 답을 모르니 포기한다.
자동화는 도구가 아니라 업무 이해에서 시작한다. 내가 지금 어떻게 일하는지 명확히 아는 것. 그게 첫 단추다.